CHUẨN HÓA HÀNH VI TUÂN THỦ PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Anh - Giám đốc Công ty Luật TNHH Toàn cầu ATA, Nghị định 274/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH (Nghị định 274), trong đó làm rõ và hướng dẫn việc xác định và quy trình xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) (gọi chung là bảo hiểm bắt buộc - BHBB cho người lao động - NLĐ). So với việc chỉ được đề cập chung chung về hành vi “nợ, chậm, trốn đóng” trước đây, việc Nghị định 274 xác định rõ ràng và có thể đo lường được ranh giới giữa hành vi “chậm đóng” và “trốn đóng” có thể coi là một bước tiến trong công tác lập pháp, từ đó hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực BHBB cho NLĐ.

“Điểm đột phá của Nghị định 274 là thiết lập một “ranh giới pháp lý minh bạch” giữa hành vi “chậm đóng BHBB cho NLĐ” và hành vi “trốn đóng BHBB cho NLĐ” - Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Anh nhấn mạnh.

Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Anh cho biết thêm, theo quy định DN sẽ bị xác định là có hành vi trốn đóng BHBB cho NLĐ nếu thỏa mãn 2 yếu tố: Yếu tố ý chí: Mang tính cố ý, chiếm dụng hoặc che giấu nghĩa vụ; và yếu tố thời gian: Quá thời hạn Luật định. Theo Nghị định 274, ngoại trừ hành vi không kê khai, không nộp hồ sơ tham gia, cố tình kê khai thấp hơn mức phải đóng BHBB cho NLĐ, đối với các hành vi chậm đóng về mặt thời gian, cơ quan BHXH đều sẽ gửi thông báo để DN nắm thông tin, khắc phục hoặc giải trình. Đây là cơ chế cảnh báo sớm, minh bạch, giúp DN nhận biết rõ điểm dừng pháp lý và có thời gian điều chỉnh.

Đánh giá về mặt tích cực của các quy định này, chuyên gia kinh tế, TS Phạm Ngọc Lang - Phó Viện trưởng Viện Doanh Trí cũng cho rằng, việc Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn làm rõ ranh giới giữa hành vi “chậm đóng” và “trốn đóng” là một bước tiến rất cần thiết và tích cực. Cụ thể, quy định này tạo ra sự minh bạch, khách quan. Nó giúp phân định rõ ràng giữa DN gặp khó khăn thực sự về dòng tiền (dẫn đến chậm đóng) và DN cố tình chây ỳ, chiếm dụng quỹ (trốn đóng). “Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi chính đáng của NLĐ mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng hơn - nơi các DN tuân thủ không bị cạnh tranh bất bình đẳng bởi những đơn vị cố tình làm sai” - Phó Viện trưởng Viện Doanh Trí khẳng định.

Trước quy định mới với mức phạt tăng mạnh và nguy cơ bị xử lý hình sự khi trốn đóng BHXH, nhiều DN tỏ ra rất lo ngại. Một số đơn vị chủ động rà soát lại hồ sơ, khẩn trương khắc phục các khoản nợ đọng, trong khi không ít DN nhỏ và siêu nhỏ cho biết họ gặp khó khăn trong cân đối thu - chi, đặc biệt trong bối cảnh đơn hàng và doanh thu sụt giảm nghiêm trọng hiện nay. Song song với đó, cũng xuất hiện hiện tượng “lách luật” như ký hợp đồng thời vụ, thuê ngoài lao động hoặc chuyển sang hình thức cộng tác viên để giảm nghĩa vụ đóng BHXH…

TS Phạm Ngọc Lang cũng cho rằng: Trong bối cảnh kinh tế còn nhiều thách thức, việc siết chặt quản lý luôn đòi hỏi DN phải rà soát và chuẩn bị kỹ lưỡng hơn trong khâu quản trị tài chính. Tuy nhiên, với một DN đã xác định tuân thủ là cốt lõi, đây là áp lực để “làm đúng” và “làm tốt” hơn, chứ không phải áp lực để “đối phó”.  Việc tuân thủ đóng BHXH không xuất phát từ nỗi lo bị xử lý hành chính hay hình sự, mà đến từ trách nhiệm cốt lõi với NLĐ - những người đồng hành cùng DN.

TS Phạm Ngọc Lang chia sẻ, để bảo đảm quyền lợi cho NLĐ, các DN đã và đang thực hiện các biện pháp như: Ưu tiên dòng tiền: Trong kế hoạch tài chính, DN luôn ưu tiên nguồn tiền cho quỹ lương và các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN. DN luôn xem đây là khoản chi bắt buộc, phải được bảo đảm như nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp chiến lược; Chuẩn hóa quy trình nội bộ: DN có quy trình phối hợp rõ ràng giữa bộ phận nhân sự (tính toán, đối chiếu) và bộ phận kế toán (thực hiện thanh toán) để bảo đảm dữ liệu chính xác và việc nộp tiền diễn ra đúng hạn, tránh sai sót kỹ thuật; Tăng cường minh bạch và đối thoại: DN công khai thông tin đóng BHXH qua các kênh nội bộ (email, bảng tin) để NLĐ có thể tự kiểm tra và giám sát, thậm chí hướng dẫn cho nhân viên biết cách tính để nhân viên tự tính toán và kiểm chứng. Khi có bất kỳ khó khăn nào (nếu có), DN sẵn sàng đối thoại thẳng thắn với NLĐ về tình hình để tìm giải pháp.

Bên cạnh những biện pháp trên, theo khuyến cáo của Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Anh, DN phải chuyển từ tư duy “bị động phản ứng” sang tư duy “chủ động phòng ngừa” bằng việc: Thứ nhất, rà soát lại danh sách NLĐ thuộc diện tham gia BHBB cho NLĐ, tránh bỏ sót hoặc kê khai thiếu. Vấn đề này ít xảy ra với các DN lớn. Tuy nhiên, đối với DN nhỏ và vừa, việc bỏ sót/kê khai thiếu là rất thường xuyên diễn ra.

Thứ hai, cần bố trí nhân sự theo dõi, nắm bắt thông tin từ cơ quan quản lý, kịp thời khắc phục khi đã trót “bỏ sót” hoặc “làm sai”. Thông thường, Cơ quan quản lý có thể gửi văn bản (hoặc qua mail đã đăng ký) để đôn đốc việc đóng BHBB cho NLĐ trong thời hạn 10 ngày đầu tháng. DN cần lưu ý để tránh bỏ sót thông tin. Khi nhận được văn bản đôn đốc của cơ quan quản lý hoặc ngay khi phát hiện DN của mình đã chậm nộp so với quy định, DN cần chủ động gửi văn bản giải trình tới cơ quan quản lý.

Thứ ba, DN cần thực hiện kiểm toán pháp lý và tư vấn tuân thủ. Thực tế, DN càng có quy mô lớn, sử dụng càng nhiều lao động thì việc thuê đơn vị tư vấn để rà soát hoặc tư vấn tuân thủ về hồ sơ BHXH, hợp đồng, bảng lương hay các quy định nội bộ về quyền lợi của NLĐ định kỳ hoặc thường xuyên càng trở nên vô cùng cần thiết. Biện pháp này giúp DN chủ động phát hiện sớm sai lệch, các rủi ro pháp lý, tránh tình trạng bị truy thu hoặc bị xử lý hình sự do lỗi hành chính. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ, tư vấn và kiểm toán tuân thủ không còn là chi phí mà là đầu tư cho sự an toàn pháp lý.